You send messages every day—now let’s make them work in Spanish. In this A2-friendly guide, you’ll learn essential phrases to start, structure, and close emails and texts. We’ll cover formal vs. informal style (usted vs. tú), polite requests, and cultural tips so your Spanish sounds natural and friendly.

Saludos y aperturas (Greetings and openings)

In English, we write “Hi Ana,” or “Dear Mr. López,”. In Spanish, your opening sets the tone:

• Informal (friends, colleagues you know): "Hola, Ana"; "Buenos días, Marta"
• Semi-formal: "Hola, Sr. López" (still friendly but respectful)
• Formal (business, first contact): "Estimado/a Sr./Sra. López" (Dear Mr./Ms. López)

Use a comma after the name or title: "Hola, Juan"; "Estimado Sr. Pérez" (comma often follows, style varies, but it’s fine to include it).

En el escribe el tema del correo, por ejemplo: Reunión del miércoles.

Quick practice: build a respectful opener

Put the words in the correct order to make a formal opening.

El cuerpo del mensaje (The message body)

Be clear and polite. In Spanish, short polite phrases help:

• "Le escribo para…" (I am writing to… formal)
• "Te escribo porque…" (I’m writing because… informal)
• "¿Podrías/Podría…?" (Could you…? informal/formal)
• "Por favor" (please)
• "Gracias por…" (Thanks for…)

Examples:

• "Le escribo para solicitar información sobre el curso." (formal)
• "Te escribo porque necesito el archivo." (informal)
• "¿Me puedes enviar el documento, por favor?" (informal, polite)

Cierres y despedidas (Closings and sign-offs)

Match your closing to the tone.

• Informal: "Un abrazo", "Nos vemos", "Gracias" + name
• Neutral: "Saludos", "Saludos cordiales"
• Formal: "Atentamente", "Cordialmente"

Add your name and sometimes your role:

• "Atentamente, María Gómez – Coordinadora de Ventas"
• "Saludos, Diego"

, quedo a la espera de su respuesta.

Culture tip: formality and warmth

In Spanish-speaking business contexts, warmth + respect is common. A short friendly line is welcome:

• "Gracias por su tiempo." (formal)
• "¡Gracias!" or "Muchas gracias" (informal/neutral)

Smiley faces are fine in friendly messages, but use them sparingly in formal emails.

Hola Juan. → Hola, Juan. Add a comma after a direct address (the name). Gracias por tu respuesta (to a client). → Gracias por su respuesta. Use **su** (usted) for formal emails.

Textos (SMS/WhatsApp): cortos y claros

Texts are shorter. Keep it simple:

• "¿Puedes venir a las 6?" (Can you come at 6?)
• "Ahora no puedo, te llamo luego." (I can’t right now, I’ll call you later.)
• "Vale" / "Ok" (Okay)
• "Nos vemos" (See you)

For location or time:

• "¿Dónde estás?"
• "Llego en 10 min." (I arrive in 10 min.)

Hacer peticiones educadas (Polite requests)

A2 tip: use poder + infinitive.

• Informal: "¿Me puedes enviar el documento, por favor?"
• Formal: "¿Me puede enviar el documento, por favor?" or more polite "¿Podría enviarme el documento?"

Note the indirect object pronoun: me (to me), nos (to us).

puede llamar mañana para confirmar la cita.

Estructura útil para correos (Useful email structure)

A simple template you can reuse:

1. Greeting: "Hola, Ana:" / "Estimado Sr. Pérez:"
2. Purpose: "Le escribo para…" / "Te escribo porque…"
3. Details: date/time, attachment: "Adjunto el documento"; "La reunión es el miércoles a las 10."
4. Request or next step: "¿Me puede confirmar, por favor?"
5. Closing: "Gracias" / "Saludos" / "Atentamente"

Mini-example:

• "Estimado Sr. Pérez: le escribo para confirmar la reunión del miércoles. La reunión es a las 10. ¿Me puede confirmar, por favor? Atentamente, Carlos López."

Small details that make a big difference

• Dates and times: "el miércoles a las 10"; use 24-hour clock in many contexts: "a las 16:30".
• Names and titles: capitalize Sr. (señor), Sra. (señora). Surname often used in formal emails.
• Politeness: add "por favor" and "gracias" naturally.
• Paragraphs: keep them short in Spanish emails too.

Practice line:

• "Hola, Marta: te escribo porque la clase empieza a las 16:30. ¿Puedes venir? Gracias, Ana."

Quick reference phrases

• "Le agradezco su respuesta." (I appreciate your reply.)
• "Quedo atento/a." (I remain attentive—I’ll be waiting for your reply.)
• "¿Sería posible…?" (Would it be possible…?—polite request)
• "Nos vemos" / "Hasta luego" (See you / Until later)

Try one:

• "¿Sería posible cambiar la hora de la reunión?"

Final practice and encouragement

Send a short email draft in Spanish today. Keep it simple:

• Opening: "Hola, Luis:" / "Estimado Sr. Gómez:"
• Purpose: "Le/Te escribo para…"
• Details: one or two sentences
• Request: "¿Me puede/puedes confirmar?"
• Closing: "Gracias" / "Saludos" / "Atentamente"

You’ve got this—con práctica diaria, tus correos y mensajes serán claros y profesionales. ¡Ánimo!